さらに、質問を行うことは、問題解決能力の向上にも貢献します。仕事を進めるなかで問題に直面したさいには、問題の原因を特定し、解決策を見つけることが求められます。そのためには起こっている問題に関して、情報を集め、様々な角度から考察する必要があります。周囲の人に質問を行い、情報を集めることで「何が問題なのか」「どこがうまくいっていないのか」が明確になり、解決策を模索するための第一歩を踏み出すことができます。

そして、質問をするという行為はコミュニケーション能力の向上にも繋がります。質問をすることで、単に情報を求めるだけでなく、積極的に仕事に向き合おうとしている、という姿勢が相手に伝わります。このことで職場内でのコミュニケーションが円滑になります。質問を通して信頼関係を築き、より良いチームワークを育むことができます。

質問をしないことのデメリット

質問をしないで仕事を行うことには、さまざまなデメリットがあります。

質問を行わないことで、指示内容や業務内容の理解が不十分なままに仕事を進めてしまう危険が高い、ということが考えられます。業務内容を完全に理解しているつもりでも、実は誤解している部分があるかもしれません。そのまま作業を進めてしまうと、やり直しが発生したり、最終的に納期に間に合わなかったりといった事態につながることもあります。

次に、新しい知識やスキルを身につける機会を逃してしまう可能性があります。

質問をすることで、スキルアップのための機会を得られます。上司や先輩に質問を行うと、合理的で無駄のない仕事の進め方や、ミスを防止するための策を教えてくれるはずです。質問を行わず、自分のやり方に固執していると、ミスをする危険性の高い仕事の進め方をしていたり、無駄な作業をしていたとしても、そのことに気づくのが遅れてしまいます。

有用だと分かっていても質問することをためらってしまうことも

上に見たように、業務を進めるうえで質問をすることにはさまざまなメリットがあり、反対に質問をせずに業務を行うことは多くの危険を伴います。しかし、実際の仕事の現場では、質問がなされずに問題が発生してしまうことが多々あります。ついつい質問をすることを忘れていた、といった単純なミスのほかに、有用なことが分かっていても質問をしなかった、あるいは質問をすることをためらってしまった、というケースが存在するのです。どうしてこういったことが起こるのでしょうか。

質問をすることをためらってしまう心理

質問をすることをためらってしまう原因は複数考えられます。ひとつには、「他の人に迷惑をかけてしまうのではないか」という不安があります。上司は多忙で、自分の質問に時間を割く余裕がないと感じたり、同僚に何度も質問をすることで迷惑をかけているように思えたりするかもしれません。

また、「自分が無能に見えてしまうのではないか」という恐れも考えられます。簡単なことが分からずに質問するのを恥ずかしいと感じたり、周りの人から「そんなことも分からないのか」と評価されるのではないかと心配になることもあるでしょう。

そして、「質問の仕方が分からない」ということも要因の一つかもしれません。どのように質問すれば相手に分かりやすく伝わるのか、失礼のない言い方をするにはどうすれば良いのかなど、質問の仕方自体に不安を感じている人もいるでしょう。

これらの要因が重なり合い、「質問をする」というシンプルな行為に対して、心理的なハードルを感じてしまうのです。

ためらわずに質問を行うには

質問は業務を遂行するうえで必要なものですので、他の人の迷惑になるものではありません。質問することを悪いことと捉えてしまう心の傾向を見直すことが肝心です。

また、仕事を覚えたてのころは分からないことがあって当然です。自分が無知であることを勇気をもって表明できる人は評価される傾向があることも忘れずにおきましょう。

さらに、質問の仕方が分からない場合は就労移行支援事業所でのプログラムやビジネススキルに関する書籍、動画などを見て学習を行うとよいでしょう。

効果的な質問の仕方

ここでは、質問を行うにあたっての準備や、基本的な質問の作法をご紹介します。

①分かっていること、分からないことをはっきりさせる

②分からない点、やってみた事をメモに書いておく

③相手の顔を見て「今よろしいですか」とクッション言葉を使って相手の都合を聞く

（この時に「質問がある」ということを伝えられると相手の準備ができる）

④分かっていることがあれば、「〇〇までは分かるのですが」と伝える。

⑤教えてもらった内容は必要に応じてメモを取る

⑥説明して貰ったことを、確認のため復唱する

⑦「ありがとうございました」とお礼を伝える。

質問を行う前に準備を整えておくことで自分が質問したいことを明確に相手に理解してもらうことが可能です。また、質問の仕方一つで、相手に与える印象や、得られる回答が大きく変わってきますので、参考にしてください。

練習問題とロールプレイ

ソースで実施しているSST（ソーシャルスキルトレーニング）プログラムでは、質問の仕方を練習するため、下記のような状況を設定し、ロールプレイを行いました。

「あなたは郵便の仕分けの作業をしています。各支店に送付する郵便を仕分けし、それから切手を貼り、ポストに投函するまでがあなたの仕事です。支店は北海道支店、東京支店、南九州支店の３つです。

このうち、南九州支店宛の郵便１つに、「料金は先方負担で」というメモが貼ってありました。こういった場合についての対応は指示を受けていません。この場合、あなたはどうしますか？」

座学で質問の仕方を学習しても、いざ本番となるとうまく質問することができない…という悩みを抱えている方もいるかと思います。こういった場合、ロールプレイに参加することが有効です。より本番に近い形で質問することを練習することができます。今回のプログラムでも、参加者それぞれに考えた形でロールプレイを行い、意見交換をすることでスキルを高めることができました。

就労移行支援事業所で質問の仕方を練習しましょう

就労移行支援事業所では、就職活動のサポートだけでなく、就職後、職場で求められるビジネススキルを学習することができます。分からないことはその場でスタッフに質問することができ、また、他の参加者の意見を聞くこともできるので、ひとりで訓練を行うよりも短期間でスキルを高めることが可能です。

就労移行支援事業所のなかで活動すること自体が会社で働くことのシミュレーションとなっていますので、自然な形で会社のなかで良好なコミュニケーションを築くためのトレーニングを行うことができます。

まとめ

「上司や同僚に質問をする」ことは、あらゆる仕事で求められる基本的なスキルです。しっかりとしたスキルが身についているとスムーズに仕事を進めることができます。質問の仕方や作法について不安がある、ないし自分のやっている方法が合っているのかどうか気になる、という方は就労移行支援事業所のプログラムに参加してみて下さい。ソースで実施しているプログラムは、利用していない方でも見学、体験が可能ですので、いちどお問い合わせ下さい。

もし気になるプログラムがあれば、ぜひ参加してみてください。ソースを利用していない方でも見学できますので、お気軽にご連絡くださいね！